Eventbegleitung auf Social Media für mehr Sichtbarkeit

Bonn.digital durfte zum zweiten Mal den Europäischen Kulturpreis auf Social Media begleiten. In Zürich haben wir Kultur vom roten Teppich bis zur Preisverleihung digital sichtbar gemacht. Was wir für die Eventbegleitung auf Social Media gelernt haben und wie wir arbeiten, beschreiben wir im folgenden Blogartikel.

„Dafür möchten wir (…) mit dem Europäischen Kulturpreis Danke sagen, für so viel Freude, und so viel Freiheit ihrer Kunst, geehrter, hochverehrter … Nigel Kennedy.“

Laudator Max Moor über Preisträger Nigel Kennedy beim Europäischen Kulturpreis 2022 in Zürich

Tosender Applaus folgt beim Europäischen Kulturpreis 2022 aus der Tonhalle Zürich:

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Das Konzert, das Nigel Kennedy im Anschluss an seine Preisverleihung gab, war berührend. Aber wie haben wir diese Gefühle in die Social-Media-Welt transportiert?

Rollenaufteilung für die Eventbegleitung auf Social Media

Hinter den Kulissen in Zürich waren Inga, Marc und Sascha, aus dem Home Office unterstützte Annabell. Die Rollenaufteilung beim Community Management war wie folgt: 

  • Marc war unser Mann an der Kamera. Bei der Pressekonferenz, bei den Proben, aber besonders am roten Teppich und bei der Gala hat er für die Profi-Bilder gesorgt. Unsere Spezialität: Bevor die anderen Fotografen auch nur ihre SD-Karte aus der Kamera genommen hatten, hat Marc seine Bilder in Echtzeit per LTE-Hotspot auf unseren FTP-Server geschoben.
  • Inga saß bei der Eventbegleitung im Back-Office. Sie hatte bereits die Posting-Texte in Kooperation mit dem Kunden erarbeitet und wartete nur noch auf die passenden Bilder, die sie sich vom gleichen FTP-Server ziehen und bearbeiten konnte, um dann die Postings bei Facebook, Instagram und Twitter zu veröffentlichen. Neben Proben, Behind the Scenes und der Ankündigung des Livestreams bekam jeder einzelne Preis einen Post gewidmet. Natürlich waren die Accounts der Preisträger*innen, Laudator*innen und anderer Prominente bereits recherchiert.
  • Sascha war für die Hochkant-Videos, die Stories in Instagram und Facebook, zuständig. Am roten Teppich sieht man hautnah, wie die Promis auftreten und sich auf jeweils eigene Art und Weise den Fotografen präsentieren. Näher als in der Story kann man kaum dabei sein. Während der Preisverleihung fing er hinter den Kulissen die Preisträger*innen ab, kurz nachdem sie ihren Preis erhalten haben. Strategisch positioniert konnte er ihnen dort noch zwei Fragen stellen und die dort gefilmten Interviews schon in die Story posten, während drinnen die Preisverleihung weiterlief.
  • Annabell kümmerte sich darum, den Livestream auf YouTube pünktlich zu starten, Kommentare zu beobachten und darauf zu reagieren, aufzupassen, dass der Livestream ohne Störung durchläuft, und zum richtigen Zeitpunkt wieder zu beenden. Klingt einfach, aber Timing ist alles.

Sichtbarkeit und Reichweite: Die Ergebnisse der Dokumentation

Es hat sich im Reporting gezeigt, dass unsere Planungen voll aufgegangen sind. 

Auf Facebook gibt es zahlreiche Fan-Gruppen. Die Follower dort teilten unsere Inhalte am nächsten Tag so oft, dass ein Account mit rund 900 Followern eine Reichweite von über 110.680 Accounts am nächsten Tag bekam. Besonders stachen die Toten Hosen vor, die selbst eine riesige Fan-Gemeinde mitgebracht haben. Ihr Community Management verbreitete die Posts des Europäischen Kulturpreises weiter und multiplizierte damit die Reichweite ums hundertfache. 

Haben wir im Vorjahr noch den Fokus auf die Insta-Story gelegt, haben wir dieses Jahr in Zürich die Dynamik auf Facebook erkannt. Instagram fehlt die Möglichkeit, Inhalte zu teilen. Natürlich hatten wir Storys, die von Sylvie Meis mit ihren über 1,4 Mio. Fans in der Story geteilt oder von Heidi Klum mit 10,2 Mio Fans weitergeleitet wurden, aber dort endet oft die Multiplikation der Sichtbarkeit, weil Storys nur von denen geteilt werden können, die auch markiert wurden. Anders war das bei Facebook, wo die Fans teilten, was das Zeug hielt.

Twitter war eher ein Zweitpublikationsort, wobei einige Stars wie Die Toten Hosen auch dort eine starke Community haben. Große Interaktivität haben wir darüber hinaus nicht gesehen, aber anscheinend ist es eher der Kanal, um nachhaltige Public Relations aufzubauen. 

Fazit unserer Eventbegleitung auf Social Media

Jede Eventbegleitung auf Social Media ist eine große Herausforderung: Es kommt darauf an, genau im richtigen Moment das Richtige zu tun. Wenn das aus egal welchem Grund nicht möglich ist, sollte man mindestens Plan B und C in der Hinterhand haben, Improvisationstalent ist gefragt. Denn wenn die Show vorbei ist, ist es zu spät. Damit alles reibungslos läuft, sind Vorbereitung, Absprachen und eine klare Rollenverteilung wichtig. Die Event-Begleitung hat uns große Freude bereitet. Wann kommt man schon so vielen Stars so nah? Wir sind gerne wieder dabei!

Schaut gerne mal auf die Kanäle des Europäischen Kulturpreises ⤵️

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Hervorgehobene Kommentare

  1. Was sind Eure Tricks und Tipps für die gelungene Event-Begleitung neben WLAN und Hashtags? :slight_smile:
    Und sorgt ein Livestream in der Ankündigung eines Events eher für ausbleibende Ticket-Verkäufe? Oder hilft das sogar mehr Sichtbarkeit zu bekommen?

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