Stand: 08.03.2026

Auf dieser Seite stellen wir unseren Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Für Ihre Unterlagen können Sie über unseren AVV‑Generator unter https://vertrag.bonn.digital/start/avv/ ein personalisiertes PDF erstellen. Tragen Sie dazu einfach Ihre Unternehmensdaten ein – der Vertrag wird automatisch mit Ihren Angaben erstellt und steht anschließend als PDF zum Download bereit.

Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag beim Auftragnehmer/Auftragsverarbeiter

Bonn.digital eGbR
Endenicher Str. 51
53115 Bonn

Geschäftsführende Gesellschafter: Sascha Foerster und Johannes Mirus

1. Allgemeines

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

2. Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung von Daten im Auftrag gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten in einem Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers, die zumindest in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen muss. Eine Zustimmung des Auftraggebers kommt nur dann in Betracht, wenn gewährleistet ist, dass die jeweils nach den Art. 44 – 49 DSGVO einzuhaltenden Rechtsvorschriften eingehalten werden, um ein angemessenes Schutzniveau für den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

(3) Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen.

(5) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(6) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.

(7) Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber den Namen und die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten gesondert in Textform mitteilen.

(2) Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.

6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht im Falle von Datenschutzverletzungen nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 12 dieses Vertrages.

(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

8. Regelung zu mobilen Arbeitsplätzen

(1) Der Auftragnehmer darf seinen Beschäftigten, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den Auftraggeber beauftragt sind, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen außerhalb der Geschäftsräume des Auftragnehmers erlauben.

(2) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Einhaltung der vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen auch bei der Nutzung von mobilen Arbeitsplätzen der Beschäftigten des Auftragnehmers gewährleistet ist. Abweichungen von einzelnen vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen und von diesem in Textform zu genehmigen.

(3) Der Auftragnehmer trägt insbesondere Sorge dafür, dass bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen die Speicherorte so konfiguriert werden, dass eine lokale Speicherung von Daten auf IT-Systemen ausgeschlossen ist. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Auftragnehmer Sorge dafür zu tragen, dass die lokale Speicherung ausschließlich verschlüsselt erfolgt und andere am Ort des jeweiligen mobilen Arbeitsplatzes befindliche Personen keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Sorge dafür zu tragen, dass eine wirksame Kontrolle der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag an mobilen Arbeitsplätzen durch den Auftraggeber möglich ist.

(5) Sofern auch bei Unterauftragnehmern Beschäftigte an mobilen Arbeitsplätzen eingesetzt werden sollen, gelten die Regelungen der Absätze 1 bis 4 entsprechend.

9. Kontrollbefugnisse

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.

(3) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen.

(4) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

(6) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Kontrollmaßnahmen bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte von weiteren Personen an diesen mobilen Arbeitsplätzen primär durch eine Kontrolle der Sicherstellung der vom Auftragnehmer nach Ziff. 8 Abs. 2 und 3 zu treffenden Maßnahmen erfolgt. Anlassbezogen ist dem Auftraggeber auch eine Kontrolle des mobilen Arbeitsplatzes von Beschäftigten durch den Auftragnehmer zu ermöglichen.

10. Unterauftragsverhältnisse

(1) Die Beauftragung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Textform zulässig. Der Auftragnehmer wird alle bereits zum Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angeben.

(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zu übermitteln.

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat. Für den Fall, dass kein Datenschutzbeauftragter beim Unterauftragnehmer benannt worden ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf hinzuweisen und Informationen dazu beizubringen, aus denen sich ergibt, dass der Unterauftragnehmer gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

(6) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 9 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betreffen, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

(8) Kommt ein Unterauftragnehmer seinen datenschutzrechtlichen Pflichten im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers nicht nach, so haftet der Auftragnehmer nach Art. 28 Abs. 4 Satz 2 DSGVO gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten des betroffenen Unterauftragnehmers.

11. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen.

(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat.

(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.

12. Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(4) Für den Fall, dass ein Betroffener seine Rechte nach den Art. 12-23 DSGVO beim Auftragnehmer geltend macht, obwohl dies offensichtlich eine Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft, für die der Auftraggeber verantwortlich ist, ist der Auftragnehmer berechtigt, dem Betroffenen mitzuteilen, dass der Auftraggeber der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist. Der Auftragnehmer darf dem Betroffenen in diesem Zusammenhang die Kontaktdaten des Verantwortlichen mitteilen.

13. Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

14. Vergütung

Etwaige Regelungen zu einer Vergütung von Leistungen sind zwischen den Parteien gesondert zu vereinbaren.

15. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.

16. Dauer des Auftrags

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Er ist mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündbar.

(3) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

17. Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt. Für Datenträger gilt, dass diese im Falle einer vom Auftraggeber gewünschten Löschung zu vernichten sind, wobei mindestens die Sicherheitsstufe 3 der DIN 66399 einzuhalten ist; die Vernichtung ist dem Auftraggeber unter Hinweis auf die Sicherheitsstufe gemäß DIN 66399 nachzuweisen.

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Auftraggeber angekündigt werden.

(3) Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.

18. Zurückbehaltungsrecht

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.

19. Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

Anlage 1: Gegenstand des Auftrags

1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer kann folgende Arbeiten und/oder Leistungen der Bonn.digital eGbR umfassen:

Webseiten-Gestaltung oder Gestaltung von Event-Websites
Bereitstellung, Hosting, Betrieb, Wartung und Administration eigener Social-Media-Portale/Instanzen (z.B. Mastodon, Pixelfed, PeerTube o.ä.) und Live-Streaming-Portale
Bereitstellung und Betrieb von Social-Media-Management- und Publishing-Tools inkl. Einrichtung/Administration von Nutzerkonten, Rollen/Workflows, Anbindung von Social-Media-Accounts via API
Newsletter-Management in internen oder externen Plattformen
Ticketing: Einrichtung, Betrieb und organisatorische Unterstützung sowie Hosting von Ticketing-Plattformen als SaaS
Einrichten von Tracking und Analyse von entsprechenden Marketing-Informationen

2. Art(en) der personenbezogenen Daten

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Personenstammdaten wie Name, Vorname, Anrede, Adresse etc.
Account-/Login-Daten wie Benutzername, Rollen/Rechte etc.
Inhaltsdaten wie Fotografien, Videos oder Bezüge in Texten etc.
Ggf. Nutzungsdaten wie Zugriffsdaten, Protokolldaten oder entsprechende
Metadaten wie Geräte-IDs, IP-Adressen, Standortdaten, Informationen zum Tracking oder andere entsprechende Analysedaten etc.

3. Kategorien betroffener Personen

Kunden
Beschäftigte
Webseitenbesucher
Interessenten
Abonnenten
Teilnehmer
Nutzer
Sponsoren
Lieferanten
Dienstleister
Podiumsteilnehmer

Anlage 2: Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:

Hier sind alle Unternehmen mit Namen, Rechtsform, Kontaktdaten und ladungsfähiger Anschrift vom Auftragnehmer anzugeben. Ferner ist die Art der Leistung kurz zu beschreiben.

Leistung (allgemein)

Name, Rechtsform	Kontaktdaten/Adresse	Leistung/Zweck
tänzermedien GmbH	Nikolausstr. 5 53129 Bonn Deutschland +49 228 304 134 0 info@taenzer.de https://taenzer.de	Webhosting
Hetzner Online GmbH	Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen Deutschland +49 9831 505 0 info@hetzner.com https://www.hetzner.com	Webhosting

bei Beauftragung von Leistungen im Geschäftsbereich Events

Name, Rechtsform	Kontaktdaten/Adresse	Leistung/Zweck
pretix GmbH	Berthold-Mogel-Straße 1 69126 Heidelberg Deutschland +49 6221 3217750 support@pretix.eu https://pretix.eu	Ticketing (Pretix) und digitale Event-Plattform (Venueless)
rixx.de	software development Tobias Kunze Multring 51 69469 Weinheim support@pretalx.com https://pretalx.com	Programmplan und Call for Papers (pretalx)

bei Beauftragung der Leistung Bonn.digital Mixpost inkl. KI-Features

Name, Rechtsform	Kontaktdaten/Adresse	Leistung/Zweck
OpenAI Ireland Ltd.	117-126 Sheriff Street Upper D01 YC43 Dublin 1 Irland	ChatGPT Enterprise Services, ChatGPT API

Anlage 3:
Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO.

1. Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle

Die Büroräume der Bonn.digital eGbR befinden sich in einem Bürohaus in Bonn.

Die Zugänge zum Bürohaus und auch zu den Büroräumen der Bonn.digital eGbR sind Tag und Nacht verschlossen. Die Schlüsselvergabe und das Schlüsselmanagement erfolgen nach einem definierten Prozess, der sowohl zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses als auch zum Ende eines Arbeitsverhältnisses die Erteilung bzw. den Entzug von Zutrittsberechtigungen für Räume regelt.

Zutrittsberechtigungen werden einem Beschäftigten erst erteilt, wenn dies durch den jeweiligen Vorgesetzten und/oder die Personalabteilung entsprechend angefordert wurde. Bei der Vergabe von Berechtigungen wird dem Grundsatz der Erforderlichkeit Rechnung getragen.

Besucher erhalten erst nach Türöffnung durch den Empfang oder einen sonstigen Beschäftigten Zutritt zu dem Bürohaus und dann den Büroräumen. Der Empfang kann die Eingangstür einsehen und trägt Sorge dafür, dass jeder Besucher sich beim Empfang meldet.

Der Besucher wird dann von der Empfangsperson zu seinem jeweiligen Ansprechpartner begleitet.

Besucher dürfen sich nicht ohne Begleitung in den Büroräumen frei bewegen.

Zugangskontrolle

Für die Zugangskontrolle sind nachfolgende Maßnahmen von der Bonn.digital eGbR getroffen worden:

Um Zugang zu IT-Systemen zu erhalten, müssen Nutzer über eine entsprechende Zugangsberechtigung verfügen. Hierzu werden entsprechende Benutzerberechtigungen von Administratoren vergeben. Der Benutzer erhält dann einen Benutzernamen und ein Initialpasswort, das bei erster Anmeldung geändert werden muss. Die Passwortvorgaben beinhalten eine Mindestpasswortlänge von 8 Zeichen, wobei das Passwort auf Groß-/Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen muss.

Ein Passwortwechsel ist nicht vorgegeben.

Eine Passworthistorie ist hinterlegt. So wird sichergestellt, dass die vergangenen 10 Passwörter nicht noch einmal verwendet werden können.

Fehlerhafte Anmeldeversuche werden protokolliert. Bei mehrmaliger Fehleingabe erfolgt eine Sperrung des jeweiligen Benutzer-Accounts.

Remote-Zugriffe auf IT-Systeme der Bonn.digital eGbR erfolgen stets über verschlüsselte Verbindungen.

Auf den Servern der Bonn.digital eGbR ist ein Intrusion-Prevention-System im Einsatz. Alle Server- und Client-Systeme verfügen über Virenschutzsoftware, bei der eine tagesaktuelle Versorgung mit Signaturupdates gewährleistet ist.

Alle Server sind durch Firewalls geschützt, die stets gewartet und mit Updates und Patches versorgt werden.

Der Zugriff von Servern und Clients auf das Internet und der Zugriff auf diese Systeme über das Internet ist ebenfalls durch Firewalls gesichert. So ist auch gewährleistet, dass nur die für die jeweilige Kommunikation erforderlichen Ports nutzbar sind. Alle anderen Ports sind entsprechend gesperrt.

Alle Mitarbeiter sind angewiesen, ihre IT-Systeme zu sperren, wenn sie diese verlassen.

Passwörter werden grundsätzlich verschlüsselt gespeichert.

Zugriffskontrolle

Berechtigungen für IT-Systeme und Applikationen der Bonn.digital eGbR werden ausschließlich von Administratoren eingerichtet.

Berechtigungen werden grundsätzlich nach dem Need-to-Know-Prinzip vergeben. Es erhalten demnach nur die Personen Zugriffsrechte auf Daten, Datenbanken oder Applikationen, die diese Daten, Anwendungen oder Datenbanken warten und pflegen bzw. in der Entwicklung tätig sind.

Voraussetzung ist eine entsprechende Anforderung der Berechtigung für einen Mitarbeiter durch einen Vorgesetzten.

Es gibt ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit der Möglichkeit der differenzierten Vergabe von Zugriffsberechtigungen, das sicherstellt, dass Beschäftigte abhängig von ihrem jeweiligen Aufgabengebiet und ggf. projektbasiert Zugriffsrechte auf Applikationen und Daten erhalten.

Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten werden intern mittels Aktenvernichter vernichtet. Die Vernichtung erfolgt zeitnah nach Wegfall des Zwecks bzw. nach Löschanweisung. Eine Entsorgung im Papiermüll erfolgt nur nach erfolgter Vernichtung.

Elektronische Datenträger (z. B. Festplatten/SSDs/USB-Medien) werden vor Wiederverwendung oder Aussonderung intern datenschutzgerecht gelöscht (z. B. durch sichere Überschreibung bzw. Herstellerroutinen wie Secure Erase, abhängig vom Datenträgertyp). Ist eine sichere Löschung nicht gewährleistet oder der Datenträger defekt, wird der Datenträger physisch unbrauchbar gemacht bzw. einer spezialisierten Vernichtung zugeführt.

Alle Mitarbeiter bei Bonn.digital eGbR sind angewiesen, Informationen mit personenbezogenen Daten und/oder Informationen über Projekte in die hierfür ausgewiesenen Vernichtungsbehältnisse einzuwerfen, wenn diese nicht mehr benötigt bzw. die Löschung angewiesen wurde.

Beschäftigten ist es grundsätzlich untersagt, nicht genehmigte Software auf den IT-Systemen zu installieren.

Alle Server- und Client-Systeme werden regelmäßig mit Sicherheits-Updates aktualisiert.

Trennung

Alle von Bonn.digital eGbR für Kunden eingesetzten IT-Systeme sind mandantenfähig. Die Trennung von Daten von verschiedenen Kunden ist stets gewährleistet.

Pseudonymisierung & Verschlüsselung

Ein administrativer Zugriff auf Serversysteme erfolgt grundsätzlich über verschlüsselte Verbindungen.

Darüber hinaus werden Daten auf Server- und Clientsystemen auf verschlüsselten Datenträgern gespeichert. Es befinden sich entsprechende Festplattenverschlüsselungssysteme im Einsatz.

2. Integrität

Eingabekontrolle

Die Eingabe, Änderung und Löschung von personenbezogenen Daten, die für die Bonn.digital eGbR im Auftrag verarbeitet werden, wird grundsätzlich protokolliert.

Mitarbeiter sind verpflichtet, stets mit ihren eigenen Accounts zu arbeiten. Benutzeraccounts dürfen nicht mit anderen Personen geteilt bzw. gemeinsam genutzt werden.

Weitergabekontrolle

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten, die im Auftrag von Kunden der Bonn.digital eGbR erfolgt, darf jeweils nur in dem Umfang, erfolgen, wie dies mit dem Kunden abgestimmt oder soweit dies zur Erbringung der vertraglichen Leistungen für den Kunden erforderlich ist.

Alle Mitarbeiter, die in einem Kundenprojekt arbeiten, werden im Hinblick auf die zulässige Nutzung von Daten und die Modalitäten einer Weitergabe von Daten instruiert.

Soweit möglich werden Daten nur verschlüsselt an Empfänger übertragen.

Die Nutzung von privaten Datenträgern ist den Beschäftigten bei Bonn.digital eGbR im Zusammenhang mit Kundenprojekten untersagt.

Mitarbeiter bei der Bonn.digital eGbR werden regelmäßig zu Datenschutzthemen geschult. Alle Mitarbeiter sind auf zu einem vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet worden.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Daten auf Serversystemen der Bonn.digital eGbR werden mindestens täglich inkrementell und wöchentlich „voll“ gesichert. Die Sicherungsmedien werden verschlüsselt an einen physisch getrennten Ort verbracht.

Das Einspielen von Backups wird regelmäßig getestet.

In den Rechenzentren verfügen die IT-Systeme über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Im Serverraum befinden sich eine Brandmeldeanlage und eine CO2-Löschanlage. Alle Serversysteme unterliegen einem Monitoring, das im Falle von Störungen unverzüglich Meldungen an einen Administrator auslöst.

Es gibt bei der Bonn.digital eGbR einen Notfallplan, der auch einen Wiederanlaufplan beinhaltet.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Bei der Bonn.digital eGbR ist ein Datenschutzmanagement implementiert. Es gibt eine Leitlinie zu Datenschutz und Datensicherheit und Richtlinien, mit denen die Umsetzung der Ziele der Leitlinie gewährleistet wird.

Es ist ein kleines Datenschutz- und Informationssicherheits-Team (DST) eingerichtet, das Maßnahmen im Bereich von Datenschutz und Datensicherheit plant, umsetzt, evaluiert und Anpassungen vornimmt.

Die Richtlinien werden regelmäßig im Hinblick auf ihre Wirksamkeit evaluiert und angepasst.

Es ist insbesondere sichergestellt, dass Datenschutzvorfälle von allen Mitarbeitern erkannt und unverzüglich dem DST gemeldet werden. Dieses wird den Vorfall sofort untersuchen. Soweit Daten betroffen sind, die im Auftrag von Kunden verarbeitet werden, wird Sorge dafür getragen, dass diese unverzüglich über Art und Umfang des Vorfalls informiert werden.

Bei der Verarbeitung von Daten für eigene Zwecke wird im Falle des Vorliegens der Voraussetzungen des Art. 33 DSGVO eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Kenntnis von dem Vorfall erfolgen.

Auftragskontrolle

Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich in der Europäischen Union.

Bei der Bonn.digital eGbR ist ein externer Datenschutzbeauftragter benannt.

Bei der Einbindung von externen Dienstleistern oder Dritten wird entsprechend den Vorgaben des jeweils anzuwendenden Datenschutzrechts ein Auftragsverarbeitungsvertrag der Bonn.digital eGbR abgeschlossen.

Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Bei der Bonn.digital eGbR wird schon bei der Entwicklung der Software Sorge dafür getragen, dass dem Grundsatz der Erforderlichkeit schon im Zusammenhang mit Benutzer-Interfaces Rechnung getragen wird. So sind z.B. Formularfelder, Bildschirmmasken flexibel gestaltbar. Es können Pflichtfelder vorgesehen oder Felder deaktiviert werden.

Die Software der Bonn.digital eGbR unterstützt die Eingabekontrolle durch einen flexiblen und anpassbaren Audit-Trail im Projektmanagement.

Berechtigungen auf Daten oder Applikationen können flexibel und granular gesetzt werden.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)