Social-Media-Strategieworkshop per Videokonferenz – gar nicht einmal so schlecht

In Zeiten von Corona, genauer Covid-19, wurden uns nicht nur die meisten Veranstaltungen bis in den Mai hinein abgesagt oder mussten von uns abgesagt werden. Auch einige Social-Media-Strategieworkshops stehen auf der Kippe. Ist ja auch klar, während Deutschland über Ausgangssperren diskutiert, ist es eher schwer, gute Argumente zu finden, warum man zehn oder mehr Menschen für einen ganzen Tag in einen abgeschlossenen Raum beordern soll.

Für den vergangenen Donnerstag hatten wir mit dem DEval, dem Deutschen Evaluierungsinstitut der Entwicklungszusammenarbeit aus Bonn, einen solchen Workshop geplant. Die Mitarbeitenden sind seit letzten Montag im Homeoffice. Es war im Vorhinein nicht einfach, diesen Termin zu finden, an dem alle können. Deshalb einigten wir uns auf ein Experiment: Wir halten den Workshop per Videokonferenz. Ich war neugierig und ängstlich zugleich: Wie läuft so ein Tag ab, der normalerweise davon lebt, dass sich alle Teilnehmenden aktiv beteiligen? Ist es nicht ungleich anstrengender, eine Videokonferenz zu machen? Wie klappt das technisch alles?

Um es vorwegzunehmen: Ich habe mich am Ende gefragt, warum wir als Digitalunternehmen nicht schon viel eher mal mit einem Digitalworkshop beschäftigt haben. Diese Art der Durchführung führt genauso zum Ergebnis, hat auch den einen oder anderen Vorteil, aber natürlich auch Einschränkungen.

Das technische Setup

Zuerst aber zur Ausstattung. Weil die Kunden schon Zoom verwendeten und ich erst gar nicht zur inhaltlichen Herausforderung auch noch die steile Softwarelernkurve für zwölf Personen wollte, zog ich es vor, nur mich selbst darin einzufinden. Zoom hat mich sofort überzeugt, es ist intuitiv nutzbar und hat alle nötigen Funktionen, die so ein Workshop braucht.

Insbesondere die Bildschirmfreigabe ist wichtig. So konnte ich nicht nur Powerpoints und Websites zeigen, sondern vor allem mein angeschlossenes iPad nutzen. Ich nutzte die Notizen-App mit dem Apple Pencil und hatte damit einen wunderbaren, unkomplizierten und auch noch automatisch gespeicherten Flipchart-Ersatz.

Außer einer Internetverbindung (und einem Backup dafür, siehe unten) brauchte ich also nicht mehr viel, um loszulegen. Und viel wichtiger: Die Teilnehmenden auch nicht, die benötigten auch nur noch eine Webcam und ein Mikro, wobei den meisten die Standardausrüstung ihres Laptops genügte.

Die Probleme und Herausforderungen

Alle Teilnehmenden des DEval waren ganz offenbar schon an Videokonferenzen gewöhnt. Die technische Einweisung war schnell geschehen, das hatte ich wesentlich schlimmer erwartet und wird vermutlich nicht immer so unproblematisch gehen.

Die größten technischen Herausforderungen hatte ich selbst. Einmal ging mir mein Internet zuhause flöten. Auf einmal war die Verbindung weg und damit auch ich. Zum Glück habe ich immer alternative Bezugsquellen für meine Droge, deshalb konnte ich schnell über Handy, verbunden mit einem großzügigen Datenpaket, wieder online gehen und bis zur Mittagspause warten, um die Fehlerursache zu suchen (und zu beheben).

Am Nachmittag stürzte tatsächlich mein Laptop ab, als ich eine größere Powerpoint parallel öffnete. Das habe ich am Mac noch nicht oft erlebt, aber offensichtlich ist eine ganztägige Videokonferenz dann doch recht belastend und große Zusatzaufgaben sind dann irgendwann zu viel. Beides passierte nur mir, die anderen zwölf Teilnehmenden hatten keine offensichtlichen technischen Herausforderungen. Vielleicht hatte ich einfach nur Pech.

Inhaltlich fehlten mir Kleingruppen und Einzelarbeiten, die ich normalerweise in Workshops einstreue. Einzelaufgaben habe ich in die Pausen mitgegeben, da haben aber alle Pause gemacht. Gegen Ende des Tages erarbeiteten wir etwas individuell in der laufenden Konferenz, das klappte ganz gut, aber die Präsentation der Ergebnisse hatte ich mir dynamischer erhofft („einfach reinrufen!“). Lag vielleicht auch an der Uhrzeit.

Die größte Herausforderung war tatsächlich die Intensität. Tagsüber war mir das gar nicht so bewusst, da war ich ganz im Flow. Aber am Abend, als der Workshop vorbei war, merkte ich, dass ich ungleich kaputter war als bei physischen Workshops, wo ich eigentlich den ganzen Tag stehe und herumlaufe.

Die Vorteile eines virtuellen Workshops

Der größte Vorteil eines Video-Workshops, den ich gleich mal nennen möchte: Er findet trotz räumlicher Distanz statt. Gerade zurzeit ist das eine wertvolle Botschaft: Wir müssen nicht alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort sein, wir können uns auch im Internet treffen und trotzdem gute Ergebnisse erhalten.

Die so anstrengende Intensität ist auch ein Vorteil. Die meisten sind die längste Zeit hoch konzentriert, man kann sich fast nicht verstecken. Da Zoom die kleinen Bildchen der Teilnehmenden nach der letzten Aktivität sortiert, kann man auch recht schnell sehen, wer die längste Zeit nichts gesagt hat.

Und apropos: Ich wusste auch ohne Namensschildchen immer sofort die Namen aller Teilnehmenden. Sie wurden schließlich mit eingeblendet.

Dank Zoom konnten auch andere Teilnehmende Bildschirminhalte schnell teilen, ein ungeheurer Vorteil gegenüber der normalen Situation, bei der meistens nur ich als Moderator Dinge vorführe, weil nunmal mein Laptop am Beamer hängt – falls überhaupt.

Last but not least ist es sehr praktisch, automatisch alles dokumentiert zu haben. Zoom bietet eine Aufzeichnungsfunktion an, der ganze Workshop ist als Video gespeichert. Und die „Flipcharts“, also meine Mitschriften, sind auch gleich abgespeichert und könnten sogar sofort als Datei verschickt werden.

Fazit: Warum nicht!

Alles in allem bin ich sehr begeistert, dass doch alles so gut funktioniert hat, dass wir nicht mittendrin abbrechen mussten oder weniger geschafft haben als in physischen Workshops. Auf die wollte ich trotzdem nicht verzichten, sie haben eine eigene Dynamik und erlauben mehr aktives Mitarbeiten der Teilnehmenden. Aber ein Workshop per Videokonferenz ist auf jeden Fall eine gute Alternative, die man gerade in diesen Zeiten berücksichtigen sollte.

Ich danke ganz herzlich dem DEval, dass es sich mit mir auf dieses Experiment eingelassen hat und mir dafür alle Möglichkeiten einräumte!