Seit etwas mehr als einem Jahr sind wir im „Homeoffice-Modus“: Unser Team arbeitet dezentral, es ist höchstens eine Person im Büro anwesend (und Ausnahmen bestätigten die Regel). Obschon wir „digital“ im Namen tragen, war es vor der Corona-Pandemie selbstverständlich, Kundentermine vor Ort zu vereinbaren, deswegen haben wir ja Bonn im Namen und als Homebase ausgewählt. Ebenso haben wir die meiste Arbeitszeit im Büro verbracht, teils zu sechst in einem Raum.
Der Wechsel in einen fast komplett digitalen und dezentralen Arbeitsmodus fiel uns vergleichsweise leicht, weil wir vieles schon vorbereitet hatten. Wir möchten gerne Einblick geben, wie wir dezentral arbeiten, denn viele Unternehmen tun sich scheinbar immer noch schwer, die technischen Möglichkeiten zu nutzen, die es längst gibt. Nicht zu vergessen sind die vielen soziale Faktoren und rechtlichen Rahmenbedingungen, auf die wir hier auch eingehen wollen.
Mobiles Arbeiten vs. Telearbeit: Definitionsfragen
Wenn man sich damit beschäftigt, wie Arbeit außerhalb der reinen „Käfighaltung“ im Büro aussehen kann, stößt man unweigerlich auf den Begriff „Telearbeit„. Wir merkten aber schnell, dass es für alle Beteiligten nicht zielführend ist, einen festen Arbeitsplatz bei unseren Mitarbeitenden einzurichten und dort vor Ort die Beleuchtungsstärke zu messen. Viel besser passt das „mobile Arbeiten“ zu uns. Denn eigentlich reicht uns ein Smartphone und Laptop mit Internetanschluss, um unsere Arbeit zu machen. Wo genau diese Arbeit gemacht wird, entscheidet das Team selbst. Der Fokus liegt auf den Bedürfnissen der Kunden: Möchten diese einen Vor-Ort-Termin, dann machen wir es möglich.
Ergonomie und Arbeitsschutz sind beim mobilen Arbeiten besonders wichtig. Es liegt im Interesse des Arbeitgebers, dass die Mitarbeitenden funktionstüchtige Arbeitsgeräte erhalten und der Arbeitsplatz so eingerichtet wird, dass es der Gesundheit zuträglich ist. Darum ist es notwendig, sowohl nach den Arbeitsbedingungen zu fragen und Tipps zum ergonomischen Arbeiten zu geben, als auch das Equipment, z.B. einen zweiten Bildschirm, bereitzustellen.
Mein Vorstellungsgespräch hat noch im Büro stattgefunden, danach kenne ich meine Kolleg*innen nur noch im Quadrat und bis zur Körpermitte. Dadurch, dass wir aber ein recht kleines Team sind und viele Kommunikationskanäle haben, hatte ich nie den Eindruck, den Kontakt zu den anderen zu verlieren.
Inga Wolff
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier: Im Alltagstrott durch den Stau ins innenstädtische Büro zu gurken, dabei jeden Tag im Schnitt eine Stunde Lebenszeit zu vergeuden und einige Liter CO2 in die Luft zu blasen – das scheint uns völlig normal, bis wir sehen (und jetzt alle sehen mussten), dass es auch anders geht. Die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen des mobilen Arbeitens müssen Arbeitgebende und Arbeitnehmende Schritt für Schritt erkunden, damit sie einen Modus finden, der für alle Seiten, auch die Kunden, die besten Ergebnisse bringt.
Nach etwa einem Jahr mobilen Arbeiten, gibt es MitarbeiterInnen, die nicht nur abwechselnd im Büro und zu Hause arbeiten. Inzwischen ist auch klar, dass man prima das Haus der Schwiegereltern sitten und dabei arbeiten kann oder das Homeoffice für eine Woche zur Familie nach Süddeutschland verlegt. Die Profis des mobilen Arbeitens sitzen natürlich in einem thailändischen Coworking und nutzen die Zeitverschiebung dazu, endlich mehr nachts zu arbeiten, was sonst eher verpönt ist. Kurzum: Warum nicht in Portugal das schöne Wetter genießen, eine neue Location erkunden und tagsüber normal weiterarbeiten? Workation ist das neue Zauberwort, das Mitarbeitenden ein Lächeln auf die Lippen zaubert.
Diese Form von Workation kann ich mir gut für die nassen und kalten Wintermonate vorstellen. ;-)
Johanna Nolte
Unter normalen Umständen äußern viele Kunden den Wunsch nach persönlichen Vor-Ort-Terminen, den wir nicht ablehnen würden. Es ist toll und und gut für die persönliche Bindung sich „in Echt“ zu sehen. Aber bei mancher Fahrt in fremde Städte zu ergebnislosen Meetings wird man in Zukunft wissen, dass man seine Zeit genau so sinnlos, aber umweltfreundlicher in einer Videokonferenz hätte verplempern können. Und wir genießen den Zeitgewinn, den wir haben, wenn wir nicht anreisen müssen. Unsere Erfahrung zeigte aber auch, dass man manche Mittagspause, die man sonst gemeinsam verbrachte, alleine mit einem schnellen Brötchen überspringt und weiter arbeitet.
Es hat sich allerdings auch schnell eingeschlichen, die Lücken, die man früher durch An- und Abreise hatte, mit noch mehr Videokonferenzen zu füllen. Man muss bei der Terminplanung aufpassen, dass zwischen zwei Gesprächen noch Zeit bleibt, auf Toilette zu gehen und mal durchzuschnaufen.
Johannes Mirus
Das mobile Arbeiten bringt also viele Herausforderungen mit sich. Wir geben uns Mühe, klar zu kommunizieren, dass jeder Mensch Pausen braucht, um kreativ und mit voller Leistung zu arbeiten. Gerade wenn es Phasen mit Überstunden gibt, ist es uns wichtig, dem Team in ruhigeren Zeiten auch explizit Freiräume für Pausen, Fortbildung und Orientierung zu geben.
Vertrauen ist die Basis fürs mobile Arbeiten
Die erste soziale Voraussetzungen für mobiles Arbeiten ist: Vertrauen. Manche Vorgesetzte leiden sehr darunter, dass klassische Kontrollmechanismen nicht mehr funktionieren. Beim mobilen, digitalen Arbeiten fallen natürlich viel mehr Daten an, die Aussagen machen könnten, ob Mitarbeitende etwas tun. Andererseits kann es auch sein, dass Teammitglieder mehrere Stunden konzentriert an einem Projekt arbeiten, das kein einziges digitales Signal auslöst. Und das ist hervorragend so. Toll, dass die Mitarbeitenden unser Vertrauen genießen und mit Loyalität und vor allem Leistung dieses Vertrauen belohnen. Klar, nicht jede Arbeit, nicht jedes Team kann das abbilden. Mit Sicherheit öffnet das Homeoffice auch Rückzugsräume, aber wenn vertrauensvoll miteinander gearbeitet wird, kommen Führungskräfte schnell in die Rolle, ihr Team auf die Bedeutsamkeit von Pausen hinzuweisen statt es zur Arbeit anzutreiben.
Ich hatte mir schon Sorgen gemacht, wie sich Einarbeitung mit Homeoffice-Pflicht vereinbaren lässt. Aber mit Telefon, Videokonferenzen, geteiltem Bildschirm, Fernverwaltung und natürlich netten Kolleg:innen, die man jederzeit ansprechen kann, war das überhaupt kein Problem.
Johanna Nolte
Projektmanagement, Zeiterfassung und Teamarbeit
Das Projektmanagement und die To-Dos verwalten wir mit dem Tool ActiveCollab. So sind alle jederzeit in der Lage, in Echtzeit auch aus der Ferne an Projekten zu kollaborieren. Ein gemeinsames Tool-Set ist die Basis jeder guten Zusammenarbeit und erleichtert die Koordination im Team. ActiveCollab hat auch eine integrierte Zeiterfassung, so dass jeder prüfen kann, wie hoch die Arbeitsbelastung im Team ist und ob die beauftragten Projektzeiten geleistet wurden. Die Zeit wird aufgaben- oder projektbezogen erfasst, es kommt nicht darauf an, wie viel die einzelne Person gearbeitet hat. Zeiterfassung ist bei uns explizit kein Werkzeug zur Bewertung der Qualität der Arbeit, sondern ein Mittel zur Projektsteuerung.
Flurgespräche
Das ist das schwierigste Thema und das, wo man die Nachteile der Pandemie am deutlichsten spürt. Das spontane Gespräch an der Kaffeemaschine, die in den Raum geworfene Frage, ob zufällig die Sitznachbarin im Büro die Antwort kennt. Wir versuchen über verschiedene Maßnahmen, das soziale Miteinander nicht zu kurz kommen zu lassen, zum Beispiel mit einer digitalen Weihnachtsfeier via Videokonferenz mit Familien und einem Menü zum Selbst-Aufwärmen und Online-Spielen. Außerdem treffen wir uns gelegentlich zu digitalen Mittagspausen. Und auch der „Random“-Chatkanal wird fleißig mit Katzenbildern und mehr frequentiert.
Johanna hat beim BarCamp Bonn übrigens eine Session dazu gegeben, was man gegen die Langweile in Corona-Zeiten machen kann.
Freitagnachmittags treffen wir uns zum Beer-o-clock, lassen die Woche Revue passieren und diskutieren, bis es dunkel wird. Und mit Venueless organisieren wir zahlreiche Events, bei denen wir eine Extraportion „persönliche“ Kontakte abkriegen.
Aber das ist noch der „Pain point“: Einige Mitarbeitende haben unter Lockdown-Bedingungen bei uns angefangen und vielleicht drei Mal den/die Kollegen/Kollegin in einem Jahr persönlich gesehen. Inzwischen haben wir uns zum ersten Mal nach etwas mehr als einem Jahr alle an einem Ort aufgehalten und in die Augen schauen können. Das waren schöne Stunden und wir freuen uns genauso über die persönliche Begegnung, die nur das Büro so ermöglicht, wie über die gewonnenen Freiheiten und Möglichkeiten des mobilen Arbeitens.
Lebenszeit für Familie, Kinder und andere soziale Verantwortungen
Mobiles Arbeiten spart viel Lebenszeit bei An- und Abfahrt zum und vom Arbeitsplatz. Die Transition hat natürlich auch Vorteile: Eine Fahrradfahrt lang Zeit haben, um im Kopf vom Arbeits- in den Freizeit- und Familienmodus zu switchen, tut gut. Aber mehr Zeit im Stau zu verbringen als produktiv tätig zu sein? Da stimmen die Verhältnisse nicht und Lebenszeit wird vernichtet. Das Homeoffice in Verbindung mit Vertrauen und Flexibiliät macht das Zusammenspiel von Arbeit und Familie deutlich leichter. Und zugleich hat es harte Grenzen: Eine Videokonferenz mit einem unglücklichen und deswegen lauten Kind ist für keinen Beteiligten ein Mehrwert.
Es folgt ein längerer Beitrag aus der IT-Abteilung, wer sich nicht für VPN, MDM und NAS erwärmen kann, und versteht, wie wichtig die fürs Mobile Arbeiten sind, springt einfach bis zum Ende dieses Artikels vor.
IT for Homeoffice: Von der Kunst die richtigen digitalen Werkzeuge zum richtigen Zeitpunkt einzuführen
Hey, ich habe hier einen Videokonferenz-Server auf Open-Source-Basis installiert, wollt ihr ihn mal testen?
Sascha Foerster im Team-Chat, November 2018
Hey, Sascha, wie war noch mal die URL von unserem Videokonferenz-Server?
Johannes Mirus im Team-Chat, März 2020
Um die technischen Voraussetzungen für mobiles Arbeiten zu schaffen, braucht es Zeit und Vorbereitung. Ein Teil dieser Vorbereitungen scheint für kleine Teams erstmal aufwändig und der Nutzen zeigt sich erst in besonderen Situationen, zum Beispiel wenn es viele zu verwaltende Geräte gibt oder eben eine Pandemie ausbricht. Mitten in der Krise ist es für viele viel zu spät und die Umstellung mit zu hohen Kosten verbunden. Teilweise ist es auch nicht mehr möglich, weil die Team-Geräte längst mit den Mitarbeitenden unterwegs sind, die persönliche Einrichtung der Fernverwaltung aber das eine Mal vor Ort stattfinden muss. Darum wollen wir eine kurze Übersicht der technischen Dinge geben, die uns das mobile Arbeiten ermöglichen und erleichtern.
Internetanschluss: Wer braucht schon mehr als 10 MBit/s?
Vor unserem Umzug in neue Büro-Räume im März 2020, pünktlich zum ersten Lockdown, haben wir natürlich geprüft, wie viel vom Internet aus der Leitung in der Endenicher Str. 51 stolpern wird. 100 MBit/s Download und 20 MBit/s Upstream versprach uns die Website der Deutschen Telekom, gerade so genug für eine Digital-Agentur, die auch mal Daten hochladen muss. Glasfaser war und ist unbezahlbar für uns. Nach dem Umzug verriet uns der Techniker, dass er leider leider nur maximal 12 MBit/s Download und 2 MBit/s Upstream über unseren Port anlegen könne, da sei nichts zu machen. Mit Connections und einigen Techniker-Einsätzen war es dann doch möglich, 40 MBit/s Download, 20 MBit/s Upstream zum vollen Preis von 100 MBit/s zu legen. Kurz gesagt: Ohne vernünftiges Internet im Büro kein mobiles Arbeiten. (Jedenfalls nicht, wenn das NAS im Büro steht oder ein VPN genutzt werden soll). Wir hoffen bis heute darauf, dass zufällig in der Endenicher Straße in diesem Jahrzehnt Glasfaser vergraben wird.
Network Attached Storage (NAS), die Festplatte im Netzwerk
Wir haben uns für zwei NAS von Synology entschieden, eins für die Daten, eins für die Backups, ein drittes Backup wird verschlüsselt in einer europäischen Cloud gespeichert. Unser Datenspeicher steht einerseits im Büro, weil man dort die volle Datenbandbreite des Netzwerks hat und andererseits wegen der gefühlten Kontrolle: Man weiß, wo die Daten sind. Das Nadelöhr bleibt aber auch dann die Internetverbindung im Büro, vor allem wenn das Team und die Kunden aus der Ferne auf diese Daten zugreifen wollen.
Virtual Private Network (VPN): Verschlüsselte Verbindung zum Büro-Netzwerk
Das VPN sorgt dafür, dass der Laptop bei Mitarbeitenden zu Hause (oder in Thailand) denkt, er sei im Bonner Büro-Netzwerk. Die Verbindung ins Büro selbst ist verschlüsselt und kann so von außen nicht mitgelesen werden. Das ist besonders wichtig, wenn man das Internet an Orten benutzt, an denen man nicht weiß, wer mithören und mitlesen kann.
Remote Desktop: Wenn der Admin über die Schulter blicken soll
Sobald Geräte im VPN sind, können diese auch durch den „Remote Desktop“ vom Administrator fernverwaltet werden. Damit kann der Computer-Bildschirm der Mitarbeitenden nach Einwilligung aus der Ferne gesehen und gesteuert werden. Das ist extrem praktisch, wenn Admin-Rechte gebraucht werden oder irgendwas nicht funktioniert. Und das passiert fast täglich.
Mobiles Device Management (MDM): Mobile Teams brauchen mobil verwaltete Geräte
MDM ist eine Kernvoraussetzung für mobiles Arbeiten. Als Apple-only-Firma nutzen wir dazu einen selbstgehosteten Apple-Server mit Profile Manager. Damit können wir alle wichtigen Geräteeinstellungen wie z.B. für das VPN aus der Ferne auf alle Teamgeräte bringen oder Passwortrichtlinien festlegen. Gleiches gilt für Apps, die entweder auf Zuruf ferninstalliert oder aus dem firmeneigenen Appstore (Munki) selbst installiert werden können, ohne dass man dafür Admin-Rechte braucht. MDM hilft übrigens auch, die iPhones fernzulöschen, falls mal eins verloren geht. Das freut den Datenschutz und die Kunden, deren Datensicherheit wir auch beim mobilen Arbeiten gewährleisten können. Wir haben die Kontrolle über die Geräte, ohne deswegen Kontrolle über die Menschen vor dem Gerät haben zu müssen. Der Admin sieht zu keinem Zeitpunkt die persönlichen Dateien auf dem Gerät, kann aber alles Notwendige einstellen.
1 Passwort für alle: „ExcelIstKeinPasswortManagementTool“
Immer wieder sehen wir im Agenturalltag, wie mit Passwörtern sehr fahrlässig umgegangen wird. Leicht zu erratende Passwörter, die per WhatsApp rumgeschickt und dann in Excel-Tabellen gespeichert werden, scheinen Standard zu sein. Wir nutzen im Team den Passwortmanager 1Password auf einem europäischen Server. Das Programm synchronisiert alle individuell pro Account erstellten, im Idealfall mindestens 30-stelligen und zufälligen Passwörter von Team und Kunden, indem man ein möglichst langes Hauptpasswort erstellt. Der Container wird so verschlüsselt, dass 1Password selbst nicht auf die Daten zugreifen kann. Auf Smartphones und im Browser werden die Passwörter durch 1Password auch automatisch vorausgefüllt: Ein Sicherheitsgewinn, der auch noch Zeit spart.
Laptop und Smartphone, unverzichtbare Werkzeuge des mobilen Arbeitens
Bei uns gibt es nur Macbooks und iPhones. Klar, die Geräte kosten mehr Geld in der Anschaffung als vergleichbare Geräte. Aber sie lassen sich wunderbar fernverwalten und sparen nach unserer Erfahrung am Ende viel Zeit und Kosten. Wir haben etwas weniger Angst vor Trojanern und einen Ticken weniger das Bedürfnis, mehrere Antiviren-Tools zu installieren.
Fürs mobile Arbeiten ist es auch notwendig, dass jede/r Mitarbeitende ein Smartphone mit Mobilfunkvertrag hat, egal welchen Rang in der Hierarchie er oder sie hat. Einerseits brauchen wir die Smartphones zum Telefonieren, aber bei uns auch selbstverständlich fürs Community Management. Am Anfang der Pandemie konnte ich einige Kunden und Partner im Homeoffice nicht mehr telefonisch erreichen. Aus Datenschutzgründen konnte die Mobilnummer nicht weitergegeben werden.
Cloud-Telefonanlage: das Smartphone als vollintegriertes Festnetzgerät
Bei uns ist jedes iPhone zugleich auch das Festnetztelefon, dank der Cloud-Telefonanlage vollintegriert, als wäre man im Büro. Das spart am Ende sogar Geld, weil es nur ein Gerät braucht, selbst im Büro. Mittlerweile verstehe ich gar nicht mehr, wie man es sich noch antun kann, eine Telefonanlage mit Kabeln im Büro zu installieren, um dann Leitungen zu Festnetztelefonen zu verlegen, auch wenn es Netzwerkkabel zu IP-Telefonen sind. CloudPBX bringt die gesamte Telefonanlage in die Telekom-Cloud. Rufweiterleitung einrichten? Das geht über ein Webinterface, über die iOS-App oder mit der Desktop-App, mit der man auch am Computer per Headset telefonieren und alles konfigurieren kann. Das Killer-Feature: Das Mobiltelefon der Mitarbeitenden wird zum echten Festnetztelefon. Die ausgehende Nummer ist Festnetznummer des/der MitarbeiterIn. Weiterleitung zum Kollegen? Macht man mit der App. Anrufbeantworter, Konferenzen, Gruppenweiterleitungen (z.B. für eine Hotline)? Man ahnt es. Werbung Ende.
Videokonferenz-Server: Könnt ihr mich hören?
Manchmal reicht es nicht, sich nur zu hören. Man will sich sehen, manchmal auch im gesamten Team. Oder mit Kunden. Oder mit 200 Menschen, die an einem Event teilnehmen wollen, das rein digital stattfindet. Wir haben uns bereits 2018 mit OpenSource-Videokonferenz-Tools beschäftigt, aber so richtig Sinn machte es für uns mit vielen Bonner Kunden aus der Region nicht – bis zur Pandemie. Seitdem wächst bei uns die Liste der Tools quasi monatlich: Jitsi Meet, Big Blue Button, WorkAdventure usw. Unserer Meinung nach sollte jedes Unternehmen einen eigenen Videokonferenz-Server haben und verstehen, was dieser macht. Denn dann würde man diese Daten nicht aus der Hand geben. Und wenn wir uns mal im Team nicht sehen wollen, kommunizieren wir meistens per Chat (mit Rocket.Chat) oder rufen auch mal klassisch an.
Und jetzt Du!
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