Nachhaltiges Eventmanagement beim NachhaltigkeitsCamp #ncbn16

Dass bei einem NachhaltigkeitsCamp die Ansprüche an die Nachhaltigkeit des Events selbst besonders hoch sind, das ist jedem klar. Umso erfreuter waren wir, dass die TeilnehmerInnen des Camps uns bescheinigten, dass wir zusammen mit Engagement Global einen guten Job gemacht haben. Der Veranstaltungen gingen viele interne Diskussionen und Überlegungen voraus. Darum wollten wir am Beispiel das Camps ein paar Tipps sammeln, wie man Events und Veranstaltungen nachhaltiger gestalten kann. 

Location: BaseCamp Bonn

Das BaseCamp Bonn war der perfekte Ort für das NachhaltigkeitsCamp: Wer Upcycling vorlebt, indem er ausrangierte Wohnwagen, Züge und Busse zum coolsten Hostel der Bundesstadt umfunktioniert, der wird wohl am ehesten Verständnis für die Rahmenbedingungen eines NachhaltigkeitsCamp Verständnis haben. Auch die TeilnehmerInnen fühlten sich in der Umgebung wie im Kreativ-Urlaub, während sie sich austauschten, netzwerkten und Ideen entwickelten.

Wer aus der Ferne kam, konnte sich direkt einen Wohnwagen vor Ort für die Übernachtung mieten. Das BaseCamp ist gut mit ÖPNV und Fahrrad aus der ganzen Stadt erreichbar. Für die Autofahrer boten wir eine Mitfahrbörse an, was gesellige und klimafreundliche Fahrten erlaubte. Das BaseCamp stellte uns Geschirr, Gläser und Tassen zur Verfügung, so dass diese nicht an- und abtransportiert werden mussten. Aufgrund der sommerlichen Temperaturen musste die Halle auch nicht geheizt werden (wobei die Heizung für die Hallen dieser Größe durchaus als effizient bezeichnet werden darf.)

Unsere einzige Sorge vorher war die Lautstärke: Werden vier Gruppen in der Halle gleichzeitig Sessions halten können? Wir besorgten Silent-Technik, also Kopfhörer mit zwei Kanälen, die auch bei den Bonner Silent-Parties zum Einsatz kommen. Die Silent-Technik kam nach der ersten Eingewöhnung gut an, da man auch spontan noch einen Kaffee holen konnte und trotzdem bei der Session war. Wir würden aber aus der eigenen Erfahrung empfehlen, mindestens zwei Funkmikrofone für die Sessions zur Verfügung zu stellen, damit auch alle partizipieren können. Wir konnten leider nur Kabelmikros mit zu kurzen Kabeln zur Verfügung stellen.

Catering & Getränke

Beim Catering schauen alle ganz genau hin, wenn es um Nachhaltigkeit geht. Erste Maßnahme war es, allein vegetarisches Essen anzubieten. Herausfordernd war, die richtige Bestellmenge zu definieren, da viele erst in der letzten Woche zugesagt haben. Zuerst rechneten wir mit 80-100 TeilnehmerInnen, zum Ende hatten wir aber 150 Tickets verkauft, wozu noch die Helfer aus unseren Teams addiert werden mussten. Aus den Sessions lernte ich, dass man durchaus auch bis zu 30% Abzug machen kann ohne sich wegen hungriger TeilnehmerInnen Sorgen machen zu müssen.

Zum kleinen Frühstück gab es Äpfel und Birnen vom Obst- und Kartoffelhof Mohr im Stieldorferhohn und Brezeln von der Prümtaler Eifelbäckerei, die auch auf dem Bonner Markt stehen. Mittags gab es eine Salatbar und drei verschiedene vegetarische Wraps zum Mittagessen, die alle in Bio-Qualität von Metz-Catering geliefert wurden. Nachmittags boten wir Kuchenstücke an. Der Kuchen stammte von der Bäckerei Voigt aus Poppelsdorf. Wir brachten von dort 6 Bleche á 16 Stück Kuchen mit und halbierten alle Kuchenstücke, so dass wir schlußendlich 192 kleine Stückchen anbieten konnten. Ein kleiner Faux-Pas war, es keinen veganen Kuchen anzubieten.

Dank der netten Unterstützung von Brohler bekamen wir 15 Kästen Wasser geschenkt. Wir suchten uns aus dem Sortiment bewusst die 0,5l  großen und wiederverschließbaren Mehrwegflaschen aus, da wir so auf das Spülen von Gläsern bzw. auf Becher verzichten konnten und die Flaschen so trotzdem handlich für alle TeilnehmerInnen blieben. Kaffee und Tee wurden vom BaseCamp Bonn aus größeren Warmhaltekannen serviert (wir hätten auch noch auf fairen Kaffee achten können, wobei ich das auch gerade nicht ausschließen kann).

Wir wiesen mehrfach darauf hin, dass am Ende des Tages alles mitgenommen werden kann und soll. Und wie ein Wunder blieb genau ein Apfel und ein Stückchen Kuchen übrig, was uns ersparte uns Strategien für die Entsorgung zu überlegen. Wir lernten aber bei verschiedenen Sessions, dass von selbst mitgebrachten Frischhaltedosen und Mitnahm-Pappbechern viele Varianten bestehen, wie Reste genutzt werden können.

Was wir noch besser hätten machen können? Den ganzen Tag über haben wir versucht Müll zu vermeiden, aber wenn er vorkam, hätten wir besser trennen können. Es gab nur große Mülleimer für alles. Beim Wasser wurde der Vorschlag gemacht, große Karaffen mit Leitungswasser zu nutzen, aber mangels Karaffen haben wir auf den Kauf derselben lieber zugunsten der praktischen Mehrwegflaschen verzichtet. Nicht ganz sicher waren wir, ob größere Mehrwegflaschen in Kombination mit individuellen Pappbechern nicht unterm Strich doch die bessere Klimabilanz haben. Aber wir hielten das erstmal nicht für kommunizierbar, was leider manchmal auch ein Grund für weniger nachhaltige Lösungen sein kann.

Ticketing

Für das Ticketing haben wir Eventbrite genutzt, da wir damit bisher gute Erfahrungen gemacht haben. Eventbrite bietet auch Apps für die Veranstalter an, so dass die Teilnehmer komplett papierlos eingecheckt werden können. Wir hätten noch deutlicher auf die papierlose Variante hinweisen können, aber die meisten TeilnehmerInnen zeigten von sich aus ihr Handticket oder nannten einfach ihren Namen.

Die Lanyards von Engagement Global werden nach den Veranstaltungen immer wieder eingesammelt, so auch beim NachhaltigkeitsCamp. Die kleine Karte mit dem Namen haben wir multifunktional gestaltet, so dass man seinen persönlichen Stundenplan auf die Rückseite aufschreiben konnte, statt sich Notizen auf zusätzlichem Papier zu machen.

Dokumentation

Die erste BarCamp-Regel besagt, dass man über das BarCamp reden soll, damit die Ergebnisse nachhaltig wirken können. Darum kommunizierten wir den Hashtag #ncbn16 und forderten alle dazu auf, im Nachgang die Ergebnisse zu bloggen, entweder bei sich oder in unseren Blogs. Zusätzlich sammeln wir alle Tweets und Postings in den sozialen Medien an einer zentralen Stelle ein.

Wir stellten für alle TeilnehmerInnen auch Etherpads bereits, wo kollaborativ Notizen angelegt werden können, aber dies hätte erfordert, dass in jeder Session jemand sich bereits erklärt die Notizen zu führen. Meist ist es einfacher ganz normal zu twittern, was erklärt, dass niemand diese Lösung genutzt hat. Trotzdem wird demnächst im Blog von Engagement Global ein umfangreiche Dokumentation entstanden sein.

Feedback?

Wir freuen uns natürlich auch weiter über Euer Feedback! Was hätten wir besser machen können? Wie organisiert Ihr Eure Veranstaltungen nachhaltig? Im Grunde soll dieser Artikel auch zeigen, dass es ganz einfach ist alle Veranstaltungen nachhaltiger zu machen, manchmal ist es sogar kurzfristig günstiger, langfristig für alle ja sowieso! Viele weitere Tipps gibt es hier:

Bundesvereinigung City- und Stadtmarketing: Nachhaltige Events
http://www.bcsd.de/files/leitfaden_nachhaltige_events.pdf

Region Bonn: Nachhaltiges Tagen
http://www.bonn-region.de/convention/nachhaltig-tagen.html